FloQInformativa privacy
Ultimo aggiornamento: 26 settembre 2026
1. Chi tratta i dati
FloQ è un servizio di LOGIN SRL («SoftwareX»), Via Legnano 26, 63821 Porto Sant'Elpidio (FM), P.IVA IT02573380447. Per qualsiasi domanda sui dati: privacy@software-x.it.
Questa informativa (artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, «GDPR») riguarda:
- i dati del tuo account FloQ (nome, email, accessi): ne è titolare SoftwareX;
- i contenuti del team (caselle di posta collegate, chat, codici): ne è titolare l’azienda o il professionista che ha creato il team, e SoftwareX li tratta per suo conto come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR).
2. Quali dati, perché e per quanto
| Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Nome, email, password (salvata solo come hash), foto profilo facoltativa | Creare e gestire l’account | Contratto (art. 6.1.b) | Finché l’account esiste, poi 30 giorni |
| Dispositivi collegati, data e ora degli accessi (l’indirizzo IP è usato solo in memoria per limitare i tentativi) | Sicurezza dell’account, avvisi di nuovo accesso | Legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f) | 12 mesi |
| Codici di verifica inviati via email | Conferma dell’indirizzo, accesso in due passaggi, reset della password | Contratto | 15 minuti |
| Identificativo dell’account Microsoft o Google usato per entrare | Accesso con Microsoft o Google | Contratto | Finché resta collegato all’account |
| Token per le notifiche push | Inviare le notifiche che hai scelto | Contratto | Finché il dispositivo resta collegato |
| Registro attività del team | Sicurezza e responsabilità nel team | Legittimo interesse | 24 mesi |
| Assistenti AI collegati (app, team, permessi, ultimo uso) e registro delle loro letture (strumento usato e oggetto, mai il contenuto) | Far funzionare il collegamento, mostrarlo a te e ai responsabili del team | Contratto e legittimo interesse alla sicurezza | Collegamento: finché non lo revochi o resta inutilizzato 60 giorni; registro: 90 giorni |
Per i contenuti del team FloQ conserva: i metadati delle mail (mittente, destinatari, oggetto, data, cartella, stato e un’anteprima di 200 caratteri), i messaggi e gli allegati della chat, le credenziali delle caselle e i segreti dei codici 2FA (cifrati). Il testo completo delle mail e gli allegati delle mail non vengono mai salvati sui nostri dischi: sono letti dal provider di posta quando un utente apre il messaggio e tenuti in memoria al massimo 15 minuti.
3. Caselle e accessi con Google e Microsoft
Puoi collegare a FloQ una casella Gmail o Google Workspace, o una casella Microsoft 365 / Outlook, accedendo con il tuo account invece di inserire la password. Puoi anche entrare in FloQ con il tuo account Google o Microsoft.
A cosa accede FloQ.
- Accesso a FloQ (
openid,email,profile): il tuo indirizzo email, il nome e un identificativo dell’account, per riconoscerti quando entri. - Casella Google (
https://mail.google.com/) o Microsoft (IMAP.AccessAsUser.All,SMTP.Send): lettura delle cartelle e dei messaggi via IMAP e invio via SMTP, per conto tuo. È l’unico permesso che Google e Microsoft offrono per usare una casella tramite IMAP e SMTP.
Come usa quei dati. Solo per le funzioni che vedi nell’app: mostrare cartelle e messaggi a te e alle persone del team con cui hai scelto di condividere la casella, cercare, inviare le mail che scrivi, eseguire le azioni che fai (segnare come letta, spostare, archiviare, eliminare) e avvisarti dei nuovi messaggi. Una casella personale è visibile solo a te.
Cosa FloQ non fa. Non vende i dati, non li usa per pubblicità, profilazione o ricerche di mercato, non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale e non li cede ad altri, salvo i fornitori tecnici elencati sotto, quando serve al servizio, o se lo impone la legge. Nessuna persona di SoftwareX legge le tue mail, salvo con il tuo consenso esplicito per un problema che ci chiedi di risolvere, per motivi di sicurezza o per obblighi di legge.
Come li protegge e quanto li tiene. Il token di accesso fornito da Google o Microsoft è cifrato (AES-256-GCM) con una chiave propria del team. I metadati dei messaggi restano finché la casella è collegata; il testo delle mail, come detto, non è mai salvato su disco. Quando scolleghi la casella da FloQ, il token e tutti i dati di quella casella vengono cancellati subito dal database e dai backup entro 30 giorni. Puoi anche revocare l’accesso in qualsiasi momento da myaccount.google.com/permissions o myapps.microsoft.com.
Utilizzo limitato. L’uso e il trasferimento ad altre app delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di FloQ rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti di Utilizzo limitato («Limited Use»).
4. Assistenti AI
Puoi collegare a FloQ un assistente AI che scegli tu (per esempio Claude o ChatGPT) tramite il protocollo MCP, se i proprietari del tuo team lo permettono. L’assistente accede, in un solo team, a ciò che vedi tu: le mail delle caselle a cui hai accesso e i canali e i messaggi diretti che puoi leggere. Di norma in sola lettura; solo se i proprietari del team lo permettono e tu acconsenti, può anche rispondere alle mail, inviarne e scrivere in chat a tuo nome. Non può vedere i codici 2FA. Come funziona.
Quando l’assistente legge una mail o un messaggio, quel contenuto viene trasmesso, su tua richiesta, al servizio che hai collegato. Da quel momento lo tratta quel fornitore secondo le sue condizioni e la sua informativa, che SoftwareX non controlla: verifica le impostazioni del tuo assistente, anche sull’uso delle conversazioni per addestrare i modelli. Il fornitore dell’assistente non è un nostro fornitore: lo scegli tu.
Le caselle Gmail collegate con Google non sono mai disponibili agli assistenti: i dati ricevuti dalle API di Google non vengono trasferiti a servizi di intelligenza artificiale di terzi. A ogni nuovo collegamento ricevi un’email; puoi revocarlo in qualsiasi momento da Profilo → Assistenti AI, e i proprietari del team possono spegnere gli assistenti per tutti.
5. Destinatari
I dati sono conservati su server nell’Unione Europea. Li trattano, solo per quanto serve al servizio, questi fornitori:
| Fornitore | Servizio | Dati |
|---|---|---|
| OVH SAS (Francia) | Server: database, sincronizzazione, backup | Tutti i dati del servizio |
| Cloudflare, Inc. (USA) | Rete verso il server; archivio degli allegati della chat e copie cifrate dei backup | Traffico in transito, allegati della chat, backup cifrati |
| Resend, Inc. (USA) | Email di sistema (codici, inviti, avvisi) | Nome, email e contenuto della mail di sistema |
| Apple Inc. (USA) | Notifiche push su iPhone, iPad e Mac | Token del dispositivo, titolo e anteprima della notifica |
| Google LLC (USA) | Notifiche push su Android (Firebase Cloud Messaging) | Token del dispositivo, titolo e anteprima della notifica |
Per i fornitori negli Stati Uniti il trasferimento avviene sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework o delle Clausole contrattuali standard. Come provider di posta, Google, Microsoft e gli altri non sono nostri fornitori: sono scelti da te o dal tuo team, e FloQ vi si collega per vostro conto. FloQ non usa strumenti di analisi o tracciamento di terze parti.
6. Sicurezza
Connessioni cifrate; password con hash argon2; credenziali delle caselle, token e segreti 2FA cifrati con una chiave per team; accesso in due passaggi con codice via email; avviso a ogni nuovo accesso; sessioni revocabili per dispositivo; backup notturni cifrati; server aggiornato e controllato automaticamente.
7. I tuoi diritti
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei tuoi dati e opporti al trattamento (artt. 15–22 GDPR) scrivendo a privacy@software-x.it. Puoi eliminare il tuo account in qualsiasi momento dall’app o dalla pagina Elimina l’account. Per i contenuti di un team, rivolgiti anche all’azienda che lo gestisce: SoftwareX la aiuta a rispondere. Puoi reclamare al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
Nome ed email sono necessari per usare FloQ; la foto profilo è facoltativa.
8. Modifiche
Comunichiamo le modifiche importanti nell’app o via email prima che si applichino. La data in alto indica l’ultima versione.